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Organiser un évènement professionnel dans une salle adaptée au besoin de l’entreprise

Le choix d’un lieu où passer un séminaire est une grande responsabilité laissée au soin de l’organisateur évènementiel. Plusieurs critères conditionnent l’endroit idéal dédié à cet effet : un espace traditionnel ou modernisé, une salle classique ou contemporaine. Au même titre, les équipements utiles, la proximité, le déplacement et l’hébergement doivent également être pris en compte. Si vous êtes celui chargé de cette mission sans avoir l’expérience nécessaire pour ce faire, cet article vous sortira d’affaire. Voici les critères de choix d’une salle séminaire Lyon.

Opter pour une salle de séminaire : sur la base de quel critère ?

Il est rare pour une entreprise d’organiser un évènement dans leur propre local. Celle-ci est parfois à la recherche d’un cadre exceptionnel pour rompre la routine et pour assurer le bien-être des collaborateurs. Avant de réserver un lieu, attardez-vous sur les points suivants :

Quel est le type d’évènement à organiser ?

Le lieu idéal devra à la fois être compatible à l’objectif de l’évènement et refléter au mieux la valeur de l’entreprise organisatrice. Cela explique pourquoi la plupart des sociétés sont pointilleuses dans leur recherche. En effet, la nature et l’ambiance souhaitée dictent l’apparence de la salle séminaire Lyon. Si l’évènement doit adopter un style décontracté, un espace convivial sera convenable. Cependant pour une réunion de type VIP, l’endroit devra mettre en avant une décoration chic et classe. Pour un évènement avec animations ou des activités de team building, la salle idéale est celle qui s’adaptera à ces besoins.

Dans quel lieu se trouve-t-il ?

Des fois, la réunion s’étale sur plusieurs jours et nécessite un hébergement de chaque participant. Dans ce cas, il est préférable de choisir une salle de conférence non loin de l’hébergement. Cette solution vous évitera les retards ou d’affecter un budget supplémentaire pour assurer le transport des collaborateurs.

Pour favoriser la concentration, opter pour un lieu atypique avec des décors naturels. À part la concentration, la qualité du cadre contribue également à avoir un meilleur état d’esprit pour travailler efficacement.

Une salle séminaire Lyon : se décider selon les besoins de l’entreprise

Il existe plusieurs variétés d’évènements ayant chacun des besoins variés en termes d’équipement et de matériel. Le matériel nécessaire pour une réunion d’entreprise diffère de celui d’une conférence et ainsi de suite. Toutefois avant d’organiser un séminaire lyon, assurez-vous que les dispositifs de l’espace choisi vous conviennent parfaitement.

  • Le matériel : celui-ci repose entièrement sur la nature de l’évènement. Dans le cadre d’une réunion par exemple : une table ronde, des chaises confortables suffisent. D’autres dispositifs supplémentaires comme l’écran de projection, les accessoires de prise de notes peuvent être demandés au prestataire souhaité. Aussi, assurez-vous que l’éclairage soit suffisamment adapté au déroulement de l’ordre du jour ou à l’usage de projecteur par exemple.
  • La disposition de la salle : plusieurs emplacements peuvent être réalisés dans une salle de séminaire en fonction des besoins de l’entreprise. N’oubliez pas de correspondre cette disposition avec le nombre de participants. De plus, une réunion et l’emplacement de la table dépendent des personnes assises ainsi que de la capacité d’accueil de la pièce. Pour une conférence-débat par exemple, la salle devra être parfaitement grande et pouvoir accueillir la majorité des invités. Toutefois, demandez toujours au prestataire les emplacements recherchés : disposition en U, en école ou en cabaret.
  • Les services supplémentaires recherchés : bien qu’il s’agisse d’une réunion à plein temps, l’endroit devra être en mesure d’assurer la restauration. Que ce soit pour la pause-café, le déjeuner ou les cocktails après fins d’évènement. Si vous avez besoin de décorateur, n’hésitez pas à demander au prestataire de vous recommander un professionnel.

Combien coûte la location ?

Les agences évènementielles tout comme la salle séminaire Lyon sont nombreux à proposer ce service. Il est possible d’organiser un évènement professionnel à faible budget si vous faites une recherche pointue là-dessus. La solution sera donc de comparer plusieurs devis proposés par les prestataires évènementiels. Pour ne pas devoir payer des sommes supplémentaires, établissez votre budget à partir des services exigés lors de l’évènement. Toutefois, vous devriez prévoir une marge supplémentaire pour les imprévues.

 

 

 

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