L’importance de la tenue de livres de comptes est importante
La tenue des livres de compte est plus qu’un mal nécessaire. Un système comptable précis et solide est précieux. Les experts interrogés sur ce sujet estiment qu’un facteur important pour déterminer la survie d’une petite entreprise est la culture financière du propriétaire, notamment sa connaissance des logiciels de comptabilité. Vous n’avez pas besoin de faire la comptabilité vous-même, mais vous devez comprendre comment organiser votre entreprise pour rendre la comptabilité plus efficace et plus précise. Pour faciliter votre comptabilité pensez à receipt bank, en savoir plus sur cet outil.
Cinq conseils et astuces pour votre comptabilité
Gardez les finances professionnelles et personnelles séparées
C’est la règle d’or. Malheureusement, c’est l’une des règles les plus violées. Même si vous êtes un travailleur indépendant, je vous recommande vivement d’avoir des comptes bancaires et des cartes de crédit distincts qui sont utilisés exclusivement pour les affaires. En éliminant toutes les transactions personnelles de vos comptes professionnels, vous réduirez considérablement le nombre de transactions que votre comptable doit catégoriser et rapprocher. J’ai personnellement fait la comptabilité de plusieurs petites entreprises où plus de la moitié des transactions de leurs comptes « professionnels » étaient personnelles. Trier vos transactions personnelles prend du temps, coûte cher et peut entraîner des erreurs.
Payez-vous un salaire
Les propriétaires de sociétés doivent se verser un salaire raisonnable et le faire passer par le système de paie comme tout autre employé. Cependant, je suggère que les travailleurs indépendants, les pigistes et les partenaires se versent également un » salaire « . Vous verser un salaire renforce la notion que votre entreprise est une entité distincte et réduit la nécessité de violer la règle d’or en faisant en sorte que votre entreprise paie directement vos dépenses personnelles. Demandez à l’entreprise de vous faire un chèque par mois que vous déposez sur un compte distinct utilisé pour payer vos dépenses personnelles.
Remboursez-vous les dépenses professionnelles
Malgré tous vos efforts, il arrivera que vous payiez une dépense professionnelle avec des fonds personnels. N’oubliez pas que, selon la règle d’or, ces dépenses professionnelles doivent apparaître sur votre compte bancaire professionnel. Pour ce faire, demandez à l’entreprise de vous faire un chèque pour rembourser la dépense que vous avez payée avec des fonds personnels. Ce chèque doit être distinct de votre salaire mensuel. Le processus pour vous rembourser doit être le même que pour les employés. Dressez la liste des dépenses avec :
- la date ;
- le vendeur ;
- l’objet sur une feuille de calcul ;
- et joignez les reçus.
Votre entreprise vous fait ensuite un chèque du montant exact. Bien que cela soit un peu fastidieux, cela garantira que votre comptable déduise les dépenses puisqu’elles ont été payées avec un chèque du compte de l’entreprise.
Suivre et rembourser le kilométrage professionnel
Votre entreprise peut déduire un taux standard par kilomètre pour tout kilométrage professionnel que vous effectuez avec votre véhicule personnel. Notez la date, les kilomètres et le but de chaque voyage d’affaires et soumettez-le pour remboursement avec vos dépenses mensuelles, comme expliqué dans le troisième conseil ci-dessus. QuickBooks Online peut suivre votre kilométrage automatiquement en utilisant le GPS de votre smartphone, ce qui est beaucoup plus facile que d’essayer de le faire manuellement.
L’entreprise ne devrait pas payer directement les dépenses de votre véhicule personnel, même pour le carburant qui sera utilisé entièrement pour les affaires. Vous devriez utiliser les 56 cents par kilomètre reçus de l’entreprise pour payer votre carburant et votre entretien.
Gardez vos reçus
Bien que les systèmes de comptabilité ne s’appuient pas sur les reçus pour identifier les transactions, les impôts exigent des reçus pour toutes les déductions fiscales. Une méthode ancienne de conservation des reçus consiste à avoir un dossier pour chaque fournisseur où vous placez les reçus papier. Une méthode plus récente consiste à scanner les reçus et à joindre une copie électronique du reçu à la transaction dans votre logiciel de comptabilité. C’est une fonction intéressante que de nombreux programmes de comptabilité incluent gratuitement.
